Dobierz stojak na ulotki i plakaty
Szybka wysyłka Od jednej sztuki Pomoc w doborze Od 2009 roku – 17 lat na rynku
733 00 13 13pon⁠–⁠pt 8:00⁠–⁠15:30
Doradca Promation
Pomożemy dobrać stojakZadzwoń albo napisz – doradzimy.
733 00 13 13 biuro@promation.pl
0Koszyk

Poradnik dla branż · Urzędy i instytucje

Informacja w urzędzie, która prowadzi interesanta do właściwego okienka

Praktyczny poradnik dla urzędów gmin i miast, starostw, sądów, urzędów skarbowych, ośrodków pomocy społecznej, urzędów pracy i biur obsługi na uczelniach. Najpierw sytuacja w budynku, potem rada, na co zwrócić uwagę, i dopiero wtedy konkretny produkt.

Urząd gminy lub miastaStarostwo i wydział komunikacjiSąd i prokuraturaOśrodek pomocy społecznej i urząd pracyUczelnia: dziekanat i biuro obsługi studentaBiuro obsługi mieszkańców i punkt informacyjnyUrząd skarbowy

Aktualizacja: · Opracowanie: zespół Promation

Sala obsługi interesantów
P151d · Metalowy stojak na katalogi A4 – czarny, 4 półki, na kółkach →P99bB1 · Czarny stojak na plakat B1 →P672b · Panel ścienny A5 x 16 →
Ilustracja poglądowa z produktami Promation. Wskaż kropkę na produkcie, żeby zobaczyć jego nazwę i przejść do sklepu. Na zdjęciu: Metalowy stojak na katalogi A4 – czarny, 4 półki, na kółkach P151d · Czarny stojak na plakat B1 P99bB1 · Panel ścienny A5 x 16 P672b

Twoja instytucja

Te same sytuacje wyglądają trochę inaczej w każdym typie instytucji. Wybierz swoją, żeby zobaczyć, od czego zacząć.

Urząd gminy lub miasta

Wiele wydziałów, różne sprawy i interesanci, którzy przychodzą raz na kilka lat. Najwięcej daje informator w holu podzielony według spraw, jednolite nazwy na drzwiach i porządek w formularzach. Obwieszczenia i ogłoszenia trzymaj w zamykanej tablicy, a jeśli wiszą na zewnątrz, w gablocie przeznaczonej do pracy na zewnątrz.

Zacznij od: Tablica przed budynkiem i przy wejściu, Informator w holu, Droga do wydziału i pokoju, Formularze i wzory wniosków, Tablica ogłoszeń wewnątrz

Starostwo i wydział komunikacji

Duży ruch i kolejka po numerkach. Interesant musi wiedzieć, który numerek pobrać i jakie dokumenty przygotować, zanim podejdzie do stanowiska. Przy biletomacie pokaż listę spraw z literą kolejki, a przy stanowiskach numery widoczne z poczekalni. Wzory wniosków powinny leżeć tam, gdzie się czeka, a nie tylko przy okienku.

Zacznij od: Kolejka i wybór sprawy przy biletomacie, Stanowisko obsługi i okienko, Formularze i wzory wniosków, Materiały informacyjne w poczekalni

Sąd i prokuratura

Interesanci są często zdenerwowani i szukają konkretnej sali lub biura podawczego. Liczy się jasna droga: plan budynku przy wejściu, kierunki na każdym piętrze i czytelne oznaczenie drzwi. Wokandy i ogłoszenia umieszczaj w zamykanych gablotach, żeby nikt ich nie zdjął ani nie podmienił.

Zacznij od: Informator w holu, Droga do wydziału i pokoju, Tablica ogłoszeń wewnątrz, Stanowisko obsługi i okienko

Ośrodek pomocy społecznej i urząd pracy

Interesanci pytają o programy, świadczenia i oferty, które często się zmieniają. Przyda się stały punkt z materiałami do zabrania, podzielony na tematy, i tablica ogłoszeń z aktualnymi ofertami. Materiały ustaw tak, żeby można było po nie podejść bez proszenia pracownika i bez zwracania na siebie uwagi.

Zacznij od: Materiały informacyjne w poczekalni, Tablica ogłoszeń wewnątrz, Kolejka i wybór sprawy przy biletomacie, Formularze i wzory wniosków

Uczelnia: dziekanat i biuro obsługi studenta

Obsługa w szczytach: początek semestru, rekrutacja, sesja. Najważniejsze są godziny przyjęć przy drzwiach, wzory podań do zabrania i jedna tablica z komunikatami, która nie jest zaklejona starymi kartkami. Na dni otwarte i rekrutację przydają się stojaki mobilne, które przenosi się między budynkami.

Zacznij od: Droga do wydziału i pokoju, Formularze i wzory wniosków, Tablica ogłoszeń wewnątrz, Konsultacje, dni otwarte i wydarzenia

Biuro obsługi mieszkańców i punkt informacyjny

Pierwszy kontakt z instytucją: tu interesant dowiaduje się, dokąd iść dalej. Stanowisko informacji powinno być widoczne od wejścia, a obok niego plan budynku i materiały o najczęstszych sprawach. Konsultacje społeczne i spotkania z mieszkańcami warto zapowiadać w tym samym miejscu.

Zacznij od: Informator w holu, Stanowisko obsługi i okienko, Materiały informacyjne w poczekalni, Konsultacje, dni otwarte i wydarzenia

Urząd skarbowy

Najwięcej interesantów przychodzi w okresie rozliczeń rocznych, od lutego do końca kwietnia. Każdy formularz trzymaj w osobnej kieszeni podpisanej nazwą i symbolem druku, zapas w sezonie uzupełniaj codziennie, a przed sezonem usuń druki z poprzedniego roku. Obok formularzy pokaż krótką informację o rozliczeniu przez internet.

Zacznij od: Formularze i wzory wniosków, Kolejka i wybór sprawy przy biletomacie, Stanowisko obsługi i okienko, Materiały informacyjne w poczekalni

Ściągawka formatów: formularze, ulotki i plakaty

W urzędzie większość dokumentów ma format A4, ale ulotki o programach i usługach to często A5 lub DL. Zanim wybierzesz ściankę lub stojak, sprawdź, jakie druki naprawdę udostępniasz.

FormatWymiaryTypowe materiałyWarto wiedzieć
A4210 × 297 mmWnioski, formularze, oświadczenia, ogłoszenia, obwieszczenia.Najczęstszy format w urzędzie. Do formularzy wybieraj kieszenie A4 w pionie.
A5148 × 210 mmUlotki o programach, informatory, krótkie instrukcje.Połowa A4. Mieści się w mniejszym stojaku przy stanowisku.
DL99 × 210 mmUlotki o usługach, zaproszenia, harmonogramy odbioru odpadów.Wąski format do koperty; często w materiałach dla mieszkańców.
A3–A2A3: 297 × 420 mm, A2: 420 × 594 mmLista spraw przy biletomacie, informator przy windzie.Czytelne z kilku kroków, dla stojących w kolejce.
A1–A0A1: 594 × 841 mm, A0: 841 × 1189 mmPlan budynku, zapowiedzi konsultacji, plakaty przy wejściu.Im dalej ma być czytany komunikat, tym większy format.

Jeśli obok formularzy A4 udostępniasz ulotki A5 i DL, rozważ ściankę z przesuwanymi przegrodami: w jednej sekcji zmieści się A4 poziomo, dwa A5 albo trzy DL. Na same formularze A4 lepsze są kieszenie A4 w pionie.

1Tablica przed budynkiem i przy wejściu

Jak pokazać godziny urzędowania, wejścia i ogłoszenia na zewnątrz, żeby były czytelne i bezpieczne?

Przed budynkiem interesant sprawdza, czy trafił w dobre miejsce, czy urząd jest otwarty i którym wejściem wejść. Ogłoszenia wywieszane na zewnątrz powinny być w zamykanej gablocie przeznaczonej do pracy na zewnątrz, żeby nie zniszczył ich deszcz i nikt ich nie zdjął. Stałe informacje (godziny, wejścia) oddziel od ogłoszeń zmieniających się co kilka dni.

Czego unikać

Ogłoszeń przyklejonych taśmą do drzwi i gablot do wnętrz powieszonych na elewacji. Po kilku dniach deszczu kartki są nieczytelne, a interesant nie wie, czy informacja jest aktualna.

Na co zwrócić uwagę

  • Czy gablota lub rama jest przeznaczona do pracy na zewnątrz.
  • Czy ogłoszenia są zamknięte na klucz i kto ma do nich dostęp.
  • Czy wejście dla osób z niepełnosprawnościami jest oznaczone już przed budynkiem.
  • Na jakiej wysokości wisi gablota: czy przeczyta ją osoba na wózku.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Obejdź budynek i sprawdź wszystkie wejścia: główne, boczne, dla osób z niepełnosprawnościami.
  2. Przy każdym wejściu zapisz, co interesant musi wiedzieć: czy to właściwe wejście, godziny, dokąd iść dalej.
  3. Ustal, które ogłoszenia muszą wisieć na zewnątrz, i zbierz je w jednej gablocie.
  4. Podziel gablotę na stałą część (godziny, kontakt) i część zmieniającą się (ogłoszenia z datą zdjęcia).
  5. Wyznacz osobę z kluczem, która wywiesza i zdejmuje ogłoszenia.

Przykład komunikatu

Urząd Miejski · Godziny obsługi: pon. 8:00–17:00, wt.–pt. 7:30–15:30 · Wejście dla osób z niepełnosprawnościami — od strony parkingu.

Jak sprawdzić, że działa

Interesant wie przed wejściem, czy urząd jest otwarty i którym wejściem wejść. Ogłoszenia są czytelne, suche i nikt ich nie zdejmuje.

Kto dba o aktualność

Sekretariat lub biuro obsługi: treść i daty ogłoszeń; administrator budynku: stan gabloty i klucze.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

2Informator w holu

Jak przygotować informator w holu, żeby interesant sam znalazł swoją sprawę?

Interesant nie zna struktury urzędu. Szuka „dowodu osobistego”, a nie „Wydziału Spraw Obywatelskich”. Dobry informator ma dwie części: plan budynku (piętra, klatki, windy) i listę spraw z numerem pokoju lub piętrem. Powinien wisieć tam, gdzie interesant zatrzymuje się po wejściu, i być czytelny na stojąco.

Czego unikać

Informatora ze schematem organizacyjnym i nazwiskami naczelników zamiast spraw. Interesant nie wie, który wydział załatwia jego sprawę.

Na co zwrócić uwagę

  • Czy lista spraw jest ułożona alfabetycznie lub tematycznie, a nie według schematu organizacyjnego.
  • Czy numery pokoi i nazwy są takie same jak na drzwiach.
  • Z jakiej odległości informator ma być czytany: im dalej, tym większy format.
  • Czy informator łatwo zaktualizować, gdy wydział zmieni pokój.
  • Plakat to plan wizualny. Informację o rozkładzie pomieszczeń trzeba podać także dotykowo lub głosowo. Nośnik pokazuje plan, ale sam nie wystarcza.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Zbierz od wydziałów listę spraw, które interesanci załatwiają najczęściej.
  2. Opisz każdą sprawę językiem interesanta i dopisz piętro oraz numer pokoju.
  3. Dodaj uproszczony plan budynku z oznaczeniem „Jesteś tutaj”.
  4. Powieś wydruk na próbę i poproś kilka osób spoza urzędu o znalezienie konkretnej sprawy.
  5. Wyznacz osobę, której wydziały zgłaszają zmiany pokoi.

Przykład komunikatu

Dowód osobisty → I piętro, pok. 12 · Rejestracja pojazdu → parter, sala obsługi, stanowiska 1–6 · Meldunek → I piętro, pok. 14.

Jak sprawdzić, że działa

Interesant znajduje swoją sprawę na informatorze w mniej niż minutę i nie pyta w punkcie informacji. Jeśli pyta, lista jest za długa lub źle opisana.

Kto dba o aktualność

Sekretarz lub biuro obsługi: lista spraw; wydziały: zgłaszanie zmian pokoi.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Ramka OWZ A1 SLIM 25 mm do wnętrz – zatrzaskowa, na plakat

    Kod: P139e1

    Ścienna ramka A1 SLIM na plan budynku z listą spraw. Plakat wymienisz od frontu, gdy wydział zmieni pokój.

    99,99 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Czarny stojak informacyjny A2

    Kod: P137s2b

    Wolnostojący stojak na plakat A2, wysoki na ok. 145 cm, gdy w holu nie można wiercić. Postaw go tam, gdzie interesant zatrzymuje się po wejściu, ale z boku głównego przejścia.

    299 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Stojak informacyjny A3 czarny LUX

    Kod: P137LA3

    Czarny stojak A3 z ramą OWZ i stabilną podstawą: druga, bliższa informacja, np. przy windzie lub schodach.

    349 zł netto · wysyłka do 1 dnia

  • Stojak informacyjny kierunkowskaz

    Kod: P133b

    Kierunkowskaz na stojaku w holu: kilka strzałek do wydziałów, kas i biura podawczego.

    799 zł netto · wysyłka do 3 dni

3Droga do wydziału i pokoju

Jak oznaczyć korytarze i drzwi, żeby interesant trafił do właściwego pokoju bez pytania?

Wskazówki umieszczaj w punktach decyzji: u wyjścia z klatki schodowej, przy windzie, na rozwidleniach korytarzy. Przy drzwiach potwierdź, że interesant dotarł na miejsce: numer pokoju, nazwa sprawy, godziny przyjęć. Nazwy i numery muszą być takie same jak na informatorze w holu.

Czego unikać

Kartek z nazwiskami i godzinami przyklejonych taśmą do drzwi. Szybko się niszczą, a każda wygląda inaczej. Jeden wzór tabliczki na wszystkie drzwi porządkuje cały budynek.

Na co zwrócić uwagę

  • Ile kierunków trzeba pokazać w danym punkcie: stojak kierunkowy ma ograniczoną liczbę pól.
  • Czy tabliczki na drzwiach da się szybko zmienić, gdy zmieni się obsada lub godziny.
  • Czy wskazówki są widoczne także w drodze powrotnej, do wyjścia.
  • Czy stojak w korytarzu nie zwęża drogi ewakuacyjnej.
  • Ile wystają systemy ścienne w korytarzu: elementy wystające ponad 10 cm poniżej wysokości 220 cm są przeszkodą dla osób niewidomych.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Przejdź z holu do każdego wydziału i zaznacz na planie miejsca, w których trzeba wybrać kierunek.
  2. Ujednolij nazwy: ta sama nazwa sprawy i numer pokoju na informatorze, stojaku i drzwiach.
  3. Przygotuj jeden wzór tabliczki na drzwi: numer, nazwa sprawy, godziny przyjęć.
  4. Na rozwidleniach postaw wskazówki kierunkowe, a przy drzwiach naklej tabliczki.
  5. Poproś osobę spoza urzędu o dojście do trzech losowych pokoi i zanotuj, gdzie się zawahała.

Przykład komunikatu

Pokój 12 · Dowody osobiste · Przyjęcia: pon. 8:00–17:00, wt.–pt. 7:30–15:30.

Jak sprawdzić, że działa

Interesant dociera do pokoju bez zawracania i pytania pracowników. Pracownicy rzadziej wychodzą na korytarz, żeby wskazać drogę.

Kto dba o aktualność

Administrator budynku: stojaki i tabliczki; kierownicy wydziałów: zgłaszanie zmian obsady i godzin.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Stojak kierunkowskaz

    Kod: P133c

    Stojak kierunkowy z 4 dwustronnymi ramkami (ok. 50 × 40 cm), czyli do 8 pól informacji. Na rozwidlenia korytarzy i przy windach.

    849 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Podłogowy stojak informacyjny na A4 x 3

    Kod: P138n

    Stojak z 3 osobnymi tabliczkami A4 na jednej nodze. Każdą wymienisz oddzielnie, np. trzy kierunki na piętrze.

    299 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Stojak informacyjny A4 z regulacją wysokości – rama OWZ

    Kod: P137b

    Prosty stojak A4 z regulacją wysokości i kąta ramki. Przy drzwiach sali lub pokoju jako tymczasowe oznaczenie, np. przy przeprowadzce wydziału.

    199 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Tabliczka Ścienna A4

    Kod: P134A4

    Tabliczka z pleksi na wydruk A4, przyklejana taśmą dwustronną przy drzwiach: numer pokoju, nazwa sprawy i godziny przyjęć. Przy zmianie wymieniasz tylko kartkę.

    30 zł netto · wysyłka do 3 dni

4Kolejka i wybór sprawy przy biletomacie

Jak pomóc interesantowi pobrać właściwy numerek i przygotować dokumenty, zanim podejdzie do okienka?

Najwięcej czasu traci się wtedy, gdy interesant pobiera zły numerek albo podchodzi do okienka bez dokumentów. Przy biletomacie pokaż listę spraw z przypisaną kolejką, a obok informację, co przygotować. Jeśli nie ma biletomatu, jeden stojak przy wejściu do sali obsługi wyjaśnia, gdzie ustawić się w kolejce.

Czego unikać

Kartki „Proszę pobrać numerek” bez wyjaśnienia, który numerek do której sprawy. Interesant pobiera przypadkowy i trafia do złego stanowiska.

Na co zwrócić uwagę

  • Czy lista spraw przy biletomacie odpowiada dokładnie przyciskom na biletomacie.
  • Czy informacja jest czytelna dla osoby na wózku (regulowana wysokość).
  • Czy stojak nie blokuje dojścia do biletomatu i wyjścia z sali.
  • Czy obok jest miejsce na wzory dokumentów do zabrania.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Spisz przyciski na biletomacie i sprawy, które obsługuje każda kolejka.
  2. Dla każdej kolejki zapisz 2–3 najważniejsze dokumenty, które trzeba mieć ze sobą.
  3. Ustaw stojak tak, żeby interesant przeczytał listę, zanim dotknie biletomatu.
  4. Przez tydzień notuj, ile osób podchodzi do stanowiska z niewłaściwym numerkiem.
  5. Po każdej zmianie w biletomacie zaktualizuj listę tego samego dnia.

Przykład komunikatu

A — rejestracja pojazdu · B — prawo jazdy · C — odbiór dokumentów. Przygotuj: dowód osobisty i komplet dokumentów pojazdu.

Jak sprawdzić, że działa

Mniej osób podchodzi z niewłaściwym numerkiem albo bez dokumentów, a obsługa przy stanowisku trwa krócej.

Kto dba o aktualność

Kierownik sali obsługi: zgodność listy z biletomatem; pracownicy stanowisk: zgłaszanie najczęstszych braków.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Stojak informacyjny na plakat A3

    Kod: P138c

    Stojak na plakat A3 w pionie, wysoki na 130 cm. Postaw go tuż przy biletomacie: listę spraw z literą kolejki przeczyta z bliska osoba stojąca i osoba na wózku, zanim wybierze numerek.

    299 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Rama A3 na nodze

    Kod: P137bb

    Rama A3 na nodze z regulacją wysokości (49, 77 lub 105 cm) i kąta. Niżej ustawiona jest czytelna także z pozycji siedzącej.

    219 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Stojak informacyjny A4 z kieszenią na ulotki A4

    Kod: P138d

    Stojak z tabliczką A4 i kieszenią na ulotki A4: u góry „co przygotować”, niżej lista dokumentów lub wzór wniosku do zabrania.

    269 zł netto · wysyłka do 1 dnia

  • Czarny słupek odgradzający z taśmą

    Kod: P129b

    Czarny słupek z czerwoną taśmą, która sama się zwija. Porządkuje kolejkę do biletomatu i okienek albo wyznacza strefę dyskrecji przed stanowiskiem. Cena dotyczy 1 słupka: na jeden odcinek taśmy potrzebne są co najmniej 2.

    169 zł netto · wysyłka do 3 dni

5Stanowisko obsługi i okienko

Co postawić przy stanowisku, żeby interesant wiedział, gdzie podejść, i miał pod ręką potrzebne druki?

Stanowisko musi być widoczne z poczekalni: numer i zakres spraw. Na samym blacie zostaw tylko to, co przydaje się przy obsłudze, np. ulotki z najczęstszymi informacjami lub druki dla spraw załatwianych przy tym stanowisku. Blat należy do rozmowy z interesantem i dokumentów.

Czego unikać

Stosu różnych ulotek i formularzy na blacie okienka. Interesant nie wie, co jest dla niego, a pracownik co chwilę odsuwa materiały.

Na co zwrócić uwagę

  • Czy numer stanowiska jest widoczny z poczekalni, także gdy przy okienku stoi ktoś inny.
  • Czy materiały na blacie nie zasłaniają pracownika ani szyby.
  • Czy w materiałach nie ma danych innych interesantów.
  • Ile miejsca zostaje na dokumenty interesanta i podpisywanie.
  • Czy przy stanowisku jest miejsce na klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych (treść przygotowuje urząd).

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Dla każdego stanowiska ustal numer i krótki zakres spraw.
  2. Zdecyduj, które druki interesant dostaje przy stanowisku, a które bierze sam z banku formularzy.
  3. Postaw oznaczenie stanowiska tak, żeby było widoczne ponad monitorem i szybą.
  4. Sprawdź, czy przy obsłudze zostaje miejsce na dokumenty i podpis.
  5. Na koniec dnia sprawdź, czy na blacie nie zostały dokumenty interesantów.

Przykład komunikatu

Stanowisko 3 · Meldunek i wymeldowanie · Zaświadczenia o zameldowaniu.

Jak sprawdzić, że działa

Interesant z numerkiem podchodzi od razu do właściwego stanowiska, a na blacie nie ma zbędnych materiałów.

Kto dba o aktualność

Pracownik stanowiska: porządek na blacie; kierownik: numery i zakres spraw.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Kaskadowy stojak na ulotki 2 x A4

    Kod: P560a4

    Mały kaskadowy stojak na 2 rodzaje druków A4, np. wniosek i oświadczenie do sprawy załatwianej przy tym stanowisku.

    49 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Stojak biurkowy na ulotki A4

    Kod: P563a4p

    Stojak z pleksi na kartkę A4 poziomo: krótka instrukcja lub lista dokumentów, widoczna w całości od frontu.

    25 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Biurkowy stojak na ulotki A5 – 6 kieszeni kaskadowych z pleksi

    Kod: P562A5x6

    Stojak na 6 rodzajów materiałów A5 (2 kolumny po 3), gdy przy punkcie informacji trzeba mieć pod ręką kilka ulotek.

    119 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Ekspozytor na ulotki DL x 2 z miejscem na reklamę

    Kod: P565

    Stojak na blat z ramką na wydruk A4 pośrodku i kieszeniami na ulotki DL po obu stronach. W ramce krótka informacja, np. o e-usługach urzędu, obok ulotki do zabrania. Jest wyraźnie szerszy niż kartka A4, więc sprawdź, czy na blacie zostanie miejsce na dokumenty interesanta.

    99 zł netto · wysyłka do 3 dni

6Formularze i wzory wniosków

Jak uporządkować wnioski i druki do samodzielnego pobrania, żeby interesant znalazł właściwy?

Wydziel jedno stałe miejsce na formularze, najlepiej w poczekalni lub przy stoliku do wypełniania. Każdy druk ma własną, podpisaną kieszeń z nazwą sprawy, a obok może leżeć wypełniony wzór. Przy dużej liczbie druków ścianka z kieszeniami zajmuje mniej miejsca niż kilka stojaków.

Czego unikać

Starych i nowych wersji tego samego wniosku w jednej kieszeni. Interesant wypełnia nieaktualny druk i musi przyjść jeszcze raz.

Na co zwrócić uwagę

  • Ile rodzajów druków naprawdę udostępniacie i jaki mają format.
  • Czy kieszenie są podpisane nazwą sprawy zrozumiałą dla interesanta.
  • Czy obok jest miejsce do wypełnienia wniosku i długopis.
  • Kto uzupełnia druki i wymienia je na nowe wzory.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Zbierz od wydziałów listę druków udostępnianych interesantom i sprawdź, czy są aktualne.
  2. Pogrupuj druki według spraw, np. „Dowody osobiste”, „Meldunek”, „Podatki”.
  3. Przypisz każdemu drukowi kieszeń i podpis z nazwą sprawy.
  4. Obok banku formularzy przygotuj wypełnione wzory i miejsce do pisania.
  5. Przy zmianie wzoru wymień całą zawartość kieszeni tego samego dnia.

Przykład komunikatu

Meldunek — wniosek o zameldowanie na pobyt stały. Wypełniony wniosek złóż w pokoju 14.

Jak sprawdzić, że działa

Interesant sam znajduje właściwy druk, a w kieszeniach nie ma starych wersji. Pracownicy rzadziej wydają druki przy okienku.

Kto dba o aktualność

Każdy wydział: aktualność swoich druków; wyznaczona osoba: uzupełnianie zapasu według listy.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Ściana wystawowa na foldery A4 x 15

    Kod: P570e

    Ścienny system z 15 kieszeniami A4 (5 kolumn × 3 rzędy) na aluminiowym stelażu. Dla urzędu z wieloma drukami w jednym miejscu.

    849 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Ścianka na katalogi A4 x 24

    Kod: P229b1

    Trzy druciane panele po 8 kieszeni A4. Powiesisz je razem w poczekalni albo osobno, np. przy stanowiskach różnych wydziałów. Panel wystaje ze ściany ok. 12 cm, więc nie wieszaj go w wąskim korytarzu.

    599 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Ścienne kieszenie na A4 A5 DL

    Kod: P574c

    Ścianka z 12 kieszeniami z przesuwanymi przegrodami: w jednej sekcji zmieści się A4 poziomo, dwa A5 albo trzy DL.

    749 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Wieszak na foldery A4x10

    Kod: P671c

    Wieszak na 10 folderów A4: najczęściej pobierane wnioski w jednym miejscu, bez zajmowania podłogi.

    299 zł netto · wysyłka do 3 dni

7Tablica ogłoszeń wewnątrz

Jak prowadzić tablicę ogłoszeń, żeby była czytelna, aktualna i nikt nie zdejmował kartek?

Wewnątrz urzędu ogłoszenia, obwieszczenia i komunikaty najlepiej trzymać w zamykanej gablocie. Kartki są chronione, a zmienia je tylko osoba z kluczem. Podziel gablotę na stałe pola (np. obwieszczenia, oferty pracy, komunikaty) i przy każdym ogłoszeniu podaj datę zdjęcia. Jak dobrać tablicę do liczby kartek A4 i czy wybrać tło korkowe, czy magnetyczne, piszemy w artykule tablica ogłoszeń – jaką wybrać.

Czego unikać

Otwartej tablicy korkowej, na którą każdy przypina, co chce. Po tygodniu urzędowe ogłoszenia giną pod ogłoszeniami prywatnymi.

Na co zwrócić uwagę

  • Ile ogłoszeń wisi jednocześnie w najbardziej ruchliwym okresie.
  • Czy wolisz przypinać kartki pinezkami (korek), czy magnesami (tablica magnetyczna).
  • Kto ma klucz i kto odpowiada za zdejmowanie nieaktualnych ogłoszeń.
  • Czy gablota wisi na wysokości czytelnej także dla osoby na wózku.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Policz ogłoszenia, które wiszą jednocześnie, i dodaj zapas na najbardziej ruchliwy okres.
  2. Podziel gablotę na pola z nagłówkami, np. „Obwieszczenia”, „Oferty pracy”, „Komunikaty”.
  3. Na każdym ogłoszeniu zapisz datę wywieszenia i datę zdjęcia.
  4. Ustal jeden dzień w tygodniu na przegląd gabloty.
  5. Ogłoszenia prywatne (jeśli je dopuszczasz) umieść na osobnej tablicy.

Przykład komunikatu

Obwieszczenie o wyłożeniu projektu do publicznego wglądu · wywieszono: 01.10 · zdjąć: 31.10.

Jak sprawdzić, że działa

Gablota zawiera tylko aktualne ogłoszenia, każde w swoim polu, a interesant szybko znajduje to, czego szuka.

Kto dba o aktualność

Sekretariat: wywieszanie i zdejmowanie; kierownik: przegląd gabloty co tydzień.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

8Materiały informacyjne w poczekalni

Gdzie i jak udostępnić ulotki o programach, świadczeniach i usługach, żeby interesanci je brali?

Poczekalnia to miejsce, gdzie interesant ma czas czytać. Postaw jeden punkt z materiałami do zabrania, podzielony na tematy, w zasięgu wzroku z krzeseł, ale poza drogą przejścia. Lepiej mniej tematów w podpisanych kieszeniach niż wiele ulotek wymieszanych razem.

Czego unikać

Materiałów o programach, które już się skończyły, i tych samych ulotek w kilku miejscach budynku. Interesant przychodzi z nieaktualną ulotką.

Na co zwrócić uwagę

  • Ile tematów masz naprawdę i jakie mają formaty: A4, A5 czy DL.
  • Czy stojak jest widoczny z miejsca, w którym ludzie czekają.
  • Czy materiały można wziąć bez proszenia pracownika.
  • Kto uzupełnia zapas i usuwa programy, które się skończyły.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Zbierz wszystkie ulotki z budynku i usuń te, które dotyczą zakończonych programów.
  2. Pogrupuj pozostałe według tematów i formatów.
  3. Wybierz jedno miejsce w poczekalni widoczne z krzeseł i postaw tam stojak.
  4. Podpisz kieszenie tematami lub grupami (np. „Rodzina”, „Seniorzy”, „Praca”).
  5. Raz w miesiącu sprawdzaj, które ulotki schodzą, a które leżą nieruszone.

Przykład komunikatu

Rodzina · Seniorzy · Praca i szkolenia · Mieszkanie. Materiały do zabrania — bezpłatne.

Jak sprawdzić, że działa

Materiały ubywają równomiernie, a w stojaku nie ma ulotek o zakończonych programach.

Kto dba o aktualność

Wydział lub dział merytoryczny: aktualność treści; wyznaczona osoba: uzupełnianie zapasu.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Regał ekspozycyjny na biuletyny

    Kod: P660d

    Regał z 7 półkami o regulowanym kącie na biuletyny, poradniki i broszury. Pomieści materiały różnych formatów w jednym miejscu.

    399 zł netto · wysyłka do 2 dni

  • Dwustronny stojak na ulotki A5

    Kod: P99m7

    Dwustronny stojak z 32 kieszeniami A5 i ramą A3 po obu stronach. Do dużej poczekalni, gdzie ludzie siedzą po obu stronach.

    749 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Czarny stojak na ulotki DL

    Kod: P99bDL

    Czarny stojak z 8 miejscami na ulotki DL w podwójnych kieszeniach. Każdy temat ma osobną komorę.

    499 zł netto · wysyłka do 1 dnia

  • Ekspozytor na ścianę na katalogi A4

    Kod: P570x5

    Ścienny ekspozytor z 9 kieszeniami A4 i dwoma polami na grafikę. Pasuje, gdy w poczekalni nie ma miejsca na stojak.

    799 zł netto · wysyłka do 3 dni

9Konsultacje, dni otwarte i wydarzenia

Jak zapowiedzieć konsultacje społeczne, spotkania z mieszkańcami lub dni otwarte i pokazać materiały na miejscu?

Wydarzenia są czasowe, a często odbywają się w różnych salach lub budynkach. Przydadzą się nośniki, które łatwo przestawić: stojak plakatowy na kółkach albo składany stojak na materiały. Jeśli konsultacji jest dużo, warto mieć w holu stałe miejsce na zapowiedzi, w którym zmienia się tylko plakat. Zapowiedź postaw w holu co najmniej tydzień wcześniej, a w dniu wydarzenia wskaż drogę do sali i udostępnij materiały na miejscu.

Czego unikać

Plakatów o wydarzeniu, które już się odbyło. Po wydarzeniu zdejmij plakat tego samego dnia, bo inaczej interesanci przestaną ufać zapowiedziom.

Na co zwrócić uwagę

  • Czy nośnik da się przenieść lub przewieźć między budynkami.
  • Gdzie będzie stał w dniu wydarzenia i gdzie przez resztę roku.
  • Czy plakat zapowiedzi zawiera datę, godzinę, salę i temat.
  • Kto rozstawia i zabiera stojaki po wydarzeniu.

Jak to zrobić krok po kroku

  1. Zapowiedź wydarzenia postaw w holu co najmniej tydzień wcześniej.
  2. Na plakacie podaj datę, godzinę, salę, temat i sposób zgłaszania uwag.
  3. W dniu wydarzenia przestaw stojak pod salę albo dodaj kierunek na korytarzu.
  4. Przygotuj materiały do zabrania w odpowiedniej liczbie i ułóż je na stojaku przy wejściu do sali.
  5. Po wydarzeniu zdejmij plakaty i zapisz, gdzie przechowywane są stojaki.

Przykład komunikatu

Konsultacje społeczne: projekt parku miejskiego · 15.10, godz. 17:00, sala 101 (parter) · Uwagi można też złożyć w biurze obsługi do 31.10.

Jak sprawdzić, że działa

Mieszkańcy trafiają na spotkanie bez pytania o salę, a po wydarzeniu w holu nie zostają nieaktualne plakaty.

Kto dba o aktualność

Organizator wydarzenia: treść i materiały; administrator budynku: rozstawienie i przechowywanie stojaków.

Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji

  • Czarny stojak na plakat A1 na kółkach

    Kod: P99bA1bk

    Czarny stojak na plakat A1 na kółkach. Przestawisz go z holu pod salę w dniu wydarzenia bez podnoszenia.

    599 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Stojak mobilny na plakaty A1 dwustronny

    Kod: P141

    Mobilny, dwustronny stojak na plakaty A1 z kółkami i podstawą obciążaną wodą lub piaskiem. Zapowiedź widać z dwóch kierunków.

    549 zł netto · wysyłka do 5 dni

  • Składany stojak na foldery A4 x 5 (dwustronny)

    Kod: P802

    Składany, dwustronny stojak na materiały A4 z pięcioma poziomami i kuferkiem. Do sali konsultacji lub na dzień otwarty w innym budynku.

    399 zł netto · wysyłka do 3 dni

  • Szeroki stojak na plakat A1 i 8 ulotek DL

    Kod: P99k13

    Jednostronna ścianka z plakatem A1 w poziomie i 8 miejscami na ulotki DL. Waży ok. 16 kg, więc lepiej sprawdzi się jako stałe miejsce zapowiedzi w holu niż do przenoszenia między budynkami.

    999 zł netto · wysyłka do 3 dni

Najczęstsze błędy w oznaczaniu urzędów

  1. Schemat organizacyjny zamiast spraw

    Informator w holu wymienia wydziały i referaty, ale nie mówi, gdzie załatwić dowód czy meldunek. Interesant i tak idzie do punktu informacji.

  2. Różne nazwy tego samego pokoju

    Na informatorze „Wydział Spraw Obywatelskich”, na drzwiach „Pokój 12”, a na stronie internetowej „Biuro Dowodów”. Jedno miejsce powinno mieć jedną nazwę wszędzie.

  3. Kartki na drzwiach

    Godziny przyjęć i zastępstwa przyklejone taśmą, każda w innym stylu. Szybko się niszczą, a interesant nie wie, która informacja jest aktualna.

  4. Stare wzory formularzy

    Nowy i stary wniosek w tej samej kieszeni. Interesant wypełnia niewłaściwy druk i musi przyjść ponownie.

  5. Otwarta tablica ogłoszeń

    Na tablicy bez zamka urzędowe obwieszczenia giną pod prywatnymi ogłoszeniami albo znikają.

  6. Stojaki na drodze ewakuacyjnej

    Stojak postawiony w wąskim korytarzu, bo tam było wolne miejsce. Zwęża przejście i utrudnia ruch osobom na wózku.

Zobacz także w sklepie

Najczęstsze pytania

Od czego zacząć oznakowanie urzędu?

Od przejścia drogi interesanta z kilkoma typowymi sprawami: od wejścia, przez hol i korytarze, do pokoju lub stanowiska. Zaznacz miejsca, w których interesant musi wybrać kierunek albo o coś zapytać. Dopiero wtedy dobierz formaty i produkty.

Jak opisać wydziały na informatorze w holu?

Według spraw, a nie tylko nazw komórek. Interesant szuka „dowodu osobistego” albo „rejestracji pojazdu”. Obok nazwy sprawy podaj piętro i numer pokoju, takie same jak na drzwiach.

Jaka gablota na ogłoszenia przed urzędem?

Zamykana i przeznaczona do pracy na zewnątrz. Zwróć uwagę na opis w karcie produktu, np. klasę ochrony lub informację o zastosowaniu zewnętrznym. Gabloty do wnętrz nie wieszaj na elewacji.

Korkowa czy magnetyczna tablica ogłoszeń?

Korkowa pozwala przypinać kartki pinezkami, magnetyczna — mocować je magnesami bez dziurkowania i dopisywać krótkie uwagi markerem. Obie wersje mogą być zamykane na kluczyk.

Ile kieszeni na formularze potrzebuje urząd?

Policz druki, które interesanci naprawdę biorą, i dodaj kilka kieszeni zapasu. Każdy druk powinien mieć własną, podpisaną kieszeń. Nie trzymaj nieaktualnych wzorów tylko po to, żeby wypełnić większą ściankę.

Ile druków zmieści jedna kieszeń?

Licz ok. 150 ulotek na 2 cm głębokości kieszeni. Cieńszych druków biurowych zmieści się zwykle więcej. Głębokość kieszeni podajemy w opisie produktu, np. ścianka na 15 druków A4 ma kieszenie 25 mm, a małe stojaki na blat ok. 20 mm. Druki, które schodzą najszybciej, sprawdzaj dwa razy dziennie albo daj im dwie sąsiednie kieszenie z tym samym podpisem.

Gdzie umieścić formularze: przy okienku czy w poczekalni?

Druki, które interesant wypełnia przed obsługą, najlepiej udostępnić w poczekalni, obok miejsca do pisania. Przy okienku zostaw tylko te, które wydaje pracownik lub które dotyczą sprawy załatwianej przy tym stanowisku.

Jak oznaczyć drzwi pokoi, żeby łatwo zmieniać informacje?

Użyj jednego wzoru tabliczki na wszystkie drzwi: numer, nazwa sprawy, godziny przyjęć. Tabliczka z kieszenią na zwykły wydruk pozwala zmienić treść w chwilę, bez zamawiania nowego oznaczenia.

Czy stojaki informacyjne mogą stać na korytarzu?

Tak, jeśli nie zwężają przejścia i drogi ewakuacyjnej. Porównaj wymiary podstawy z karty produktu z szerokością korytarza. W razie wątpliwości ustawienie powinna ocenić osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo budynku.

Jak dostosować informację do osób na wózku?

Najważniejsze informacje umieść mniej więcej 120–160 cm od podłogi, żeby przeczytała je osoba stojąca i osoba na wózku. Kieszenie z drukami do zabrania wieszaj w zasięgu ręki osoby siedzącej. Gablota na 12 kartek A4 ma ok. 1 m wysokości, więc w górnym rzędzie wieszaj ogłoszenia mniej pilne. Przy biletomacie i stanowiskach sprawdź czytelność z pozycji siedzącej. Dostępne wejście oznacz już przed budynkiem.

Czy mogę użyć własnych grafik i herbu instytucji?

Tak. Plakaty, wkłady i tabliczki przygotowujesz według własnej identyfikacji wizualnej. Zachowaj te same nazwy spraw, numery pokoi i wygląd strzałek na całej drodze interesanta.

Czy stojak w holu lub wiatrołapie nie przewróci się przy przeciągu?

W holu i na korytarzu wystarczy stojak z płaską, stalową podstawą. W wiatrołapie, gdzie przy otwieraniu drzwi mocno wieje, wybierz stojak z podstawą napełnianą wodą lub piaskiem albo powieś ramę na ścianie. Stojak nie może stać na drodze ewakuacyjnej.

Jak urząd może kupić stojaki w Promation?

Mniejsze zakupy urzędy robią zwykle na zapytanie ofertowe według własnego regulaminu. Wyślij nam zapytanie albo listę produktów: przygotujemy ofertę z wymiarami, materiałem, kolorem, ceną netto i brutto oraz terminem realizacji. Po oficjalnym zamówieniu instytucja dostaje fakturę w KSeF z terminem płatności 14 dni. W zapytaniach na podobny sprzęt często podaje się kody CPV, np. 39154000-6 „Sprzęt wystawowy” albo 30195000-2 „Tablice”.

Co, jeśli jedna kieszeń się uszkodzi?

W stojakach z serii P99 kieszenie są przykręcane. Wymieniasz tylko uszkodzoną kieszeń, a nie cały stojak. Części do stojaków P99 są dostępne przez 5 lat. Zamawiając część, podaj kod stojaka, np. P99m7.

Jedna duża gablota czy zestaw dwóch?

Zestaw dwóch gablot, np. P405x24D (2 × 12 kartek A4), pozwala podzielić ogłoszenia tematycznie: obwieszczenia osobno, sprawy bieżące osobno. Dwie mniejsze gabloty łatwiej też zamontować niż jedną bardzo szeroką.

Gablota do wnętrz czy na zewnątrz?

Do wnętrz: korkowe P401, magnetyczne P402 oraz gabloty z drzwiami przesuwnymi ze szkła P404 i P408. Na zewnątrz: zamykane gabloty ze szkłem hartowanym P405, płaskie P406 oraz głębokie P403 i P407. Gabloty na menu P410–P412 stawiaj w środku albo pod zadaszeniem.

Na ile kartek A4 wybrać gablotę?

Policz kartki, które wiszą naraz, i dodaj 2–3 wolne miejsca na ogłoszenia, które pojawią się nagle. Gabloty mają od 4 do 27 kartek A4; przy większej liczbie wygodniejszy bywa zestaw dwóch gablot.

Porządkujesz informację w budynku instytucji?

Wyślij nam zdjęcie holu, korytarza lub sali obsługi i napisz, co chcesz uporządkować. Doradzimy, jakie rozwiązanie sprawdzi się w Twoim budynku.

Napisz do nas

Poradnik dotyczy nośników informacji i ekspozycji. Nie zastępuje przepisów o sposobie ogłaszania aktów i obwieszczeń, wymagań dostępności ani projektu oznakowania ewakuacyjnego budynku. Ceny netto i terminy realizacji według sklepu Promation w dniu aktualizacji.