Warunki Handlowe Promation — regulamin sprzedaży dla firm i instytucji

Obowiązują od 06.10.2026 r.

§ 1. Kim jesteśmy i dla kogo są te Warunki

1. Sprzedawcą jest ISET Krzysztof Marczak, ul. Monopolowa 2A lok. 4, 51-501 Wrocław, NIP 895-179-53-39, prowadzący markę i serwis Promation — www.promation.pl (dalej: „Sprzedawca”, „my”).
2. Kontakt: tel. 733 00 13 13 (pon.–pt. 8:00–15:30), e-mail biuro@promation.pl.
3. Sprzedajemy wyłącznie firmom i instytucjom posługującym się numerem NIP — przedsiębiorcom, jednostkom samorządu i administracji, szkołom, parafiom, fundacjom, stowarzyszeniom, wspólnotom mieszkaniowym i innym podmiotom (dalej: „Zamawiający”). Nie sprzedajemy konsumentom, czyli osobom kupującym bez NIP na własne potrzeby.
4. Warunki dotyczą zamówień składanych przez formularz na stronie, e-mailem i telefonicznie. Są częścią każdej umowy sprzedaży zawieranej z nami.
5. Własne warunki zakupu Zamawiającego (np. zawarte w zamówieniu lub wzorze umowy) obowiązują tylko wtedy, gdy zaakceptujemy je pisemnie lub e-mailem. W pozostałym zakresie obowiązują niniejsze Warunki.
6. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, dla których zakup nie ma charakteru zawodowego, mają dodatkowe prawa opisane w § 10.

§ 2. Informacje na stronie

1. Ceny, opisy, zdjęcia i terminy na stronie są zaproszeniem do składania zamówień, a nie ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
2. Terminy realizacji podane przy produktach są szacunkowe. Wiążący termin podajemy w proformie, specyfikacji albo potwierdzeniu zamówienia.
3. Zdjęcia i wizualizacje są poglądowe. Produkty dostarczamy bez logotypów i bez towarów pokazanych na zdjęciach (np. ulotek, kubków, butów), chyba że ustalimy inaczej.

§ 3. Zamówienie i zawarcie umowy

1. Zamówienie można złożyć przez formularz na stronie (bez zakładania konta), e-mailem na biuro@promation.pl albo telefonicznie. Składając zamówienie przez formularz, Zamawiający akceptuje niniejsze Warunki, zaznaczając pole w formularzu. Przy zamówieniu e-mailem lub telefonicznie Zamawiający akceptuje Warunki, opłacając proformę, potwierdzając specyfikację albo przesyłając oficjalne zamówienie — w naszej wiadomości z proformą, specyfikacją lub podsumowaniem podajemy odnośnik do Warunków.
2. Po wysłaniu formularza Zamawiający dostaje automatyczny e-mail z potwierdzeniem otrzymania zamówienia. To jeszcze nie jest przyjęcie zamówienia do realizacji.
3. Sprawdzamy dostępność, termin realizacji i najtańszy sposób dostawy. Następnie, zależnie od wybranej formy płatności, wysyłamy proformę (przedpłata), specyfikację do potwierdzenia (pobranie) albo podsumowanie (przelew z terminem płatności). Każdy z tych dokumentów zawiera ceny, koszt dostawy i termin realizacji.
4. Umowa sprzedaży zostaje zawarta:
   1. przy przedpłacie — z chwilą zapłaty proformy w terminie podanym na proformie (zaksięgowania wpłaty na naszym rachunku albo otrzymania od Zamawiającego potwierdzenia wykonania przelewu), a przy wpłacie po terminie — z chwilą potwierdzenia przez nas realizacji (ust. 6);
   2. przy pobraniu — z chwilą otrzymania od Zamawiającego e-maila z potwierdzeniem specyfikacji („POTWIERDZAM ZAMÓWIENIE”);
   3. przy przelewie z terminem płatności — z chwilą wysłania przez nas potwierdzenia przyjęcia do realizacji oficjalnego zamówienia Zamawiającego.
5. Do chwili zawarcia umowy Zamawiający może zrezygnować z zamówienia bez żadnych kosztów — wystarczy nie opłacać proformy lub nie potwierdzać specyfikacji. Prosimy wtedy o krótką informację.
6. Termin płatności proformy jest na niej podany. Jeżeli wpłata wpłynie po terminie, sprawdzimy dostępność towaru i potwierdzimy termin realizacji, a jeśli realizacja nie będzie możliwa — zwrócimy wpłatę. Nieopłacone zamówienie możemy anulować, nie wcześniej jednak niż 7 dni po terminie płatności.
7. Termin realizacji liczymy w dniach roboczych od zawarcia umowy. Do terminu realizacji należy doliczyć czas dostawy.

§ 4. Ceny i płatności

1. Ceny na stronie i w ofertach są cenami netto. Doliczamy podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Ceny nie obejmują dostawy. Koszt dostawy liczymy indywidualnie i podajemy w proformie lub specyfikacji — zawsze przed zapłatą. Brak ceny albo cena „0,00 zł” oznacza wycenę indywidualną.
3. Nie prowadzimy płatności online. Dostępne formy płatności:
   1. przedpłata — przelew na podstawie proformy;
   2. pobranie — płatność kurierowi przy odbiorze; tylko do 2 paczek, dla produktów gotowych do wysyłki w ciągu 2 dni roboczych i przy wartości towaru od 50 zł netto; nie dotyczy produktów wykonywanych na zamówienie. Jeżeli pobranie nie jest możliwe, zaproponujemy przedpłatę;
   3. przelew z terminem płatności 14 dni — wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu z Biurem Obsługi Klienta (kod w formularzu zamówienia), przede wszystkim dla jednostek budżetowych i instytucji. Termin płatności liczy się od daty wystawienia faktury i jest na niej podany.
4. Jeżeli Zamawiający zalega z płatnością, możemy wstrzymać realizację jego kolejnych zamówień do czasu uregulowania należności.

§ 5. Faktury

1. Faktury wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Na prośbę Zamawiającego możemy dodatkowo przesłać podgląd faktury (PDF) e-mailem.
2. Zamawiający odpowiada za poprawność danych do faktury podanych w zamówieniu, także danych odbiorcy lub płatnika (np. jednostki organizacyjnej gminy).

§ 6. Dostawa

1. Dostarczamy wyłącznie na terenie Polski — przez firmy kurierskie i spedycyjne, z którymi współpracujemy.
2. Nie wydajemy towaru kurierom zamówionym przez Zamawiającego. Przy dużych zamówieniach paletowych, po wcześniejszym uzgodnieniu, możliwy jest odbiór spedycją Zamawiającego. Odbiór osobisty z magazynu jest możliwy wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu.
3. Ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru przechodzi na Zamawiającego:
   1. przy dostawie organizowanej przez nas — z chwilą wydania towaru Zamawiającemu pod adresem dostawy;
   2. przy odbiorze osobistym lub spedycją Zamawiającego — z chwilą wydania towaru z naszego magazynu.
4. Przy odbiorze prosimy sprawdzić przesyłkę w obecności kuriera. Jeżeli opakowanie lub towar są uszkodzone albo czegoś brakuje, prosimy spisać z kurierem protokół szkody i skontaktować się z nami. Protokół znacznie przyspiesza reklamację.
5. Koszty nieodebrania przesyłki albo jej przekierowania z powodu błędnych lub niepełnych danych adresowych ponosi Zamawiający.
6. Towar wysyłany na paletach pakujemy zbiorczo, często bez opakowań jednostkowych.
7. Nie odpowiadamy za opóźnienia spowodowane siłą wyższą (np. klęską żywiołową, strajkiem, awarią sieci energetycznej). Termin realizacji wydłuża się także o czas opóźnień po stronie Zamawiającego, np. w dostarczeniu plików graficznych lub akceptacji projektu.

§ 7. Produkty na zamówienie, projekty, prototypy i zdjęcia realizacji

1. Produkty wykonywane na indywidualne zamówienie wyceniamy osobno i realizujemy po akceptacji wyceny i projektu przez Zamawiającego. Wycena jest ważna 14 dni, chyba że wskazano inaczej. Nadruk z pliku Zamawiającego zamówiony po cenie ze strony wykonujemy bez osobnej wyceny i projektu do akceptacji. Za treść i jakość pliku odpowiada Zamawiający.
2. Wizualizacje do zamówienia realizowanego u nas przygotowujemy zwykle bezpłatnie. Wizualizację do innego celu (np. do przekazania dalej) wykonujemy odpłatnie — cenę podajemy przed rozpoczęciem pracy. Wizualizacje mogą nieznacznie różnić się od gotowego produktu, np. kolorem, połączeniami czy zaślepkami.
3. Przekazane wizualizacje, projekty i kalkulacje są naszą własnością intelektualną. Można ich używać wyłącznie do realizacji zamówienia u nas — chyba że Zamawiający kupi prawa do projektu albo uzyska naszą pisemną zgodę.
4. Przesyłając materiały (np. logo, grafiki, zdjęcia), Zamawiający oświadcza, że ma do nich prawa, i udziela nam bezpłatnej, niewyłącznej licencji na ich użycie w celu przygotowania oferty i realizacji zamówienia.
5. Zdjęcia gotowych produktów — także z logo Zamawiającego oraz zdjęcia przesłane przez Zamawiającego — możemy pokazywać jako nasze realizacje na stronie i w mediach społecznościowych. Zamawiający może się temu w każdej chwili sprzeciwić e-mailem — wtedy niezwłocznie usuwamy takie zdjęcia. Zdjęć, na których widać osoby, nie publikujemy bez ich zgody.
6. Na życzenie wykonujemy odpłatny prototyp (wzór produkcyjny), zwłaszcza przy większych seriach. Koszt ustalamy indywidualnie i rozliczamy proformą.

§ 8. Gwarancja i reklamacje

1. Na produkty udzielamy 12 miesięcy gwarancji, liczonej od dnia dostarczenia towaru, na terenie Polski. Gwarancja obejmuje wady materiałowe i wady wykonania. Dokumentem gwarancyjnym jest faktura wraz z niniejszymi Warunkami.
2. Gwarancja nie obejmuje: uszkodzeń mechanicznych powstałych po dostawie, skutków niewłaściwego montażu, przechowywania lub użytkowania niezgodnego z przeznaczeniem (np. produktów do wnętrz używanych na zewnątrz), przeróbek dokonanych bez naszej zgody oraz naturalnego zużycia (np. zarysowań pleksi, zużycia kółek).
3. Wobec Zamawiających innych niż wskazani w § 10 odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady jest wyłączona — odpowiadamy na zasadach gwarancji. Gwarancja nie ogranicza praw osób wskazanych w § 10.
4. Reklamację zgłasza się e-mailem na biuro@promation.pl, podając numer zamówienia lub faktury, opis wady i zdjęcia; przy uszkodzeniu w transporcie — także protokół szkody. Zgłoszenie telefoniczne prosimy potwierdzić e-mailem. Widoczne uszkodzenia i braki należy zgłosić w ciągu 5 dni roboczych od odbioru, a wady ukryte — niezwłocznie po ich wykryciu.
5. Odpowiadamy na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli brakuje informacji potrzebnych do jej rozpatrzenia, poprosimy o uzupełnienie — wtedy termin liczy się od uzupełnienia (nie dotyczy osób wskazanych w § 10).
6. Uznaną wadę usuwamy przez naprawę albo wymianę towaru w ciągu 30 dni od uznania reklamacji; o dłuższym terminie poinformujemy. Jeżeli naprawa i wymiana są niemożliwe, zwracamy cenę wadliwego produktu.
7. Reklamowany towar prosimy odsyłać dopiero po uzgodnieniu z nami sposobu wysyłki. Koszt przesyłki przy uznanej reklamacji pokrywamy my.
8. Drobne różnice w wymiarach, kolorze, fakturze lub wykończeniu, wynikające ze specyfiki produkcji i materiałów, które nie wpływają istotnie na działanie i wygląd produktu, nie są wadą.

§ 9. Zwroty

1. Firmom i instytucjom nie przysługuje ustawowe prawo do zwrotu towaru bez podania przyczyny. Zwrot jest możliwy tylko za naszą zgodą i na warunkach ustalonych indywidualnie (termin, stan towaru, koszty).
2. Nie przyjmujemy zwrotów produktów wykonanych, skonfigurowanych lub zmienionych według wskazań Zamawiającego — np. z logo, nadrukiem, oklejeniem, w nietypowym kolorze lub wymiarze, z indywidualnie dobranymi elementami.
3. Prawa osób wskazanych w § 10 opisuje § 10.

§ 10. Jednoosobowe firmy na prawach konsumenta

1. Ten paragraf dotyczy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zakup jest bezpośrednio związany z jej działalnością, ale nie ma dla niej charakteru zawodowego. Oceniamy to przede wszystkim na podstawie przedmiotu działalności wpisanego w CEIDG (kodów PKD).
2. Takiej osobie przysługują z mocy prawa niektóre prawa konsumenta, w szczególności:
   1. odstąpienie od umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od otrzymania towaru. Wystarczy przed upływem terminu wysłać oświadczenie, np. e-mailem na biuro@promation.pl: „Odstępuję od umowy sprzedaży [kod i nazwa produktu], zamówienie nr …, data odbioru …, [nazwa firmy, NIP]”;
   2. uprawnienia z tytułu niezgodności towaru z umową według ustawy o prawach konsumenta — niezależnie od gwarancji z § 8;
   3. ochrona przed postanowieniami umownymi niedozwolonymi wobec konsumentów.
3. Po odstąpieniu od umowy zwracamy wszystkie płatności, w tym koszt dostawy w najtańszej oferowanej formie, w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia. Możemy wstrzymać zwrot do chwili otrzymania towaru albo dowodu jego odesłania. Towar należy odesłać w ciągu 14 dni od odstąpienia; bezpośredni koszt odesłania ponosi Zamawiający. Jeżeli towaru ze względu na rozmiar nie można odesłać zwykłą pocztą, koszt jego odesłania jest zbliżony do kosztu dostawy podanego w zamówieniu. Zamawiający odpowiada za zmniejszenie wartości towaru wynikające z korzystania z niego w sposób wykraczający poza konieczny do sprawdzenia jego cech i działania.
4. Prawo odstąpienia nie przysługuje dla towarów nieprefabrykowanych, wyprodukowanych według specyfikacji Zamawiającego lub służących zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb (np. z logo, nadrukiem, w nietypowym wymiarze lub kolorze).
5. Wobec takiej osoby nie stosuje się: wyłączenia rękojmi (§ 8 ust. 3), terminu 5 dni roboczych na zgłoszenie (§ 8 ust. 4), wydłużenia terminu odpowiedzi na reklamację (§ 8 ust. 5), ograniczeń odpowiedzialności (§ 11) ani wyboru sądu (§ 13 ust. 2). Reklamację można zgłosić w dowolny sposób; zalecamy e-mail ze zdjęciami.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Odpowiadamy wyłącznie za rzeczywistą szkodę Zamawiającego; nie odpowiadamy za utracone korzyści (np. utracone zyski, przychody lub kontrakty).
2. Nasza łączna odpowiedzialność w ramach jednej umowy jest ograniczona do jej ceny netto.
3. Ograniczenia z ust. 1–2 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani osób wskazanych w § 10.

§ 12. Usługi na stronie

1. Na stronie www.promation.pl bezpłatnie udostępniamy: przeglądanie oferty, wyszukiwarkę i narzędzia pomocnicze (np. porównywarkę), formularz zamówienia, formularz kontaktowy, formularz „Stojaki na zamówienie” oraz pobieranie danych firmy z rejestru REGON (GUS) po wpisaniu NIP.
2. Do korzystania wystarczy urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka z włączoną obsługą JavaScript, a do formularzy — adres e-mail. Nie trzeba zakładać konta.
3. Korzystanie z formularza rozpoczyna się z chwilą rozpoczęcia jego wypełniania i kończy z chwilą jego wysłania lub porzucenia. Korzystanie z pozostałych usług kończy się z chwilą opuszczenia strony.
4. Zabronione jest przesyłanie treści bezprawnych lub obraźliwych oraz szkodliwego oprogramowania, także w załącznikach.
5. Nigdy nie prosimy o hasła ani dane kart płatniczych. Numer naszego rachunku bankowego podajemy w proformie i na fakturze. Jeśli otrzymasz informację o jego zmianie, potwierdź ją telefonicznie pod numerem 733 00 13 13.
6. Problemy z działaniem strony można zgłaszać na biuro@promation.pl. Odpowiadamy w ciągu 14 dni.
7. Zasady przetwarzania danych osobowych i plików cookies opisuje Polityka prywatności.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Sprzedawcy; nie dotyczy to osób wskazanych w § 10.
3. Treść strony — teksty, zdjęcia, wizualizacje i układ — jest chroniona prawem autorskim. Nazwy i znaki towarowe innych firm użyte na stronie należą do ich właścicieli i służą wyłącznie celom informacyjnym.
4. Możemy zmieniać Warunki. Zmiany obowiązują od publikacji na stronie i nie dotyczą zamówień złożonych wcześniej. Poprzednie wersje udostępniamy na prośbę.
5. Warunki obowiązują od 06.10.2026 r.