Poradnik dla branż · Wspólnoty i zarządcy
Komunikaty dla mieszkańców: w jednym miejscu, aktualne i czytelne
Praktyczny poradnik dla wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni, zarządców nieruchomości i administratorów budynków. Najpierw sytuacja, potem rada, na co zwrócić uwagę, i dopiero wtedy konkretny produkt.
Wspólnota mieszkaniowaSpółdzielnia mieszkaniowaZarządca biurowca lub obiektu komercyjnego
Twój budynek
Te same sytuacje wyglądają trochę inaczej w każdym typie obiektu. Wybierz swój, żeby zobaczyć, od czego zacząć.
Wspólnota mieszkaniowa
Jedna lub kilka klatek, zarząd i administrator. Najważniejsza jest zamykana gablota przy wejściu na każdej klatce i jasne zasady, kto wywiesza komunikaty.
Zacznij od: Ogłoszenia na klatce schodowej, Zebrania i ważne ogłoszenia, Tablica przy wejściu do budynku
Spółdzielnia mieszkaniowa
Wiele budynków, biuro obsługi mieszkańców i dokumenty do pobrania. Liczy się porządek w biurze administracji i jednolite gabloty na wszystkich klatkach.
Zacznij od: Biuro administracji, Dokumenty i oferty dla najemców, Ogłoszenia na klatce schodowej, Zebrania i ważne ogłoszenia
Zarządca biurowca lub obiektu komercyjnego
Najemcy i goście. Potrzebne są komunikaty techniczne (przeglądy, wyłączenia), informacje przy wejściu i dokumenty dla najemców.
Zacznij od: Tablica przy wejściu do budynku, Dokumenty i oferty dla najemców, Ogłoszenia na klatce schodowej
Ściągawka formatów
W budynkach dominuje format A4 ogłoszeń, a zapowiedzi zebrań mogą być większe.
| Format | Wymiary | Typowe materiały | Warto wiedzieć |
|---|---|---|---|
| A4 | 210 × 297 mm | Ogłoszenia, druki, regulaminy. | Podstawowy format gablot. |
| A3 | 297 × 420 mm | Godziny przyjęć, ważna informacja. | Stojaki z ramą A3. |
| A1 | 594 × 841 mm | Zapowiedź zebrania, plan osiedla. | Stojaki plakatowe. |
Jeden wzór ogłoszenia dla wszystkich budynków ułatwia mieszkańcom czytanie.
1Ogłoszenia na klatce schodowej
Jak prowadzić ogłoszenia na klatce, żeby mieszkańcy je czytali, a kartki nie znikały?
Zamykana gablota przy wejściu na klatkę, przy skrzynkach pocztowych, to miejsce, które mieszkańcy mijają codziennie. Podziel ją na stałe pole (kontakt, numery alarmowe) i ogłoszenia bieżące z datą zdjęcia.
Czego unikać
Kartek przyklejonych do drzwi wejściowych i windy. Szybko znikają, a mieszkańcy nie wiedzą, które ogłoszenie naprawdę pochodzi od zarządcy.
Na co zwrócić uwagę
- Czy gablota wisi przy skrzynkach lub wejściu.
- Czy jest zamykana.
- Kto ma klucz.
- Czy kontakt do administratora jest zawsze widoczny.
- Czy na tablicy nie ma list dłużników z nazwiskami lub numerami lokali.
- Czy przy monitoringu jest miejsce na informację o nim (treść przygotowuje zarząd lub zarządca).
- Gdzie mieszkańcy mogą powiesić własną kartkę, np. klepsydrę: osobne pole w gablocie albo wyznaczone miejsce obok. Inaczej kartki wrócą na drzwi.
- Czy gablota lub stojak nie zwężają drogi ewakuacyjnej na klatce.
Jak to zrobić krok po kroku
- Wyznacz miejsce przy skrzynkach lub wejściu.
- Podziel gablotę na pola.
- Na ogłoszeniach dopisz datę zdjęcia.
- Ustal dzień przeglądu.
- Usuń kartki z drzwi i windy.
Przykład komunikatu
Przegląd kominiarski · 12.11, godz. 9:00–14:00 · Administrator: tel. 000 000 000 · wywieszono 5.11 · zdjąć 13.11.
Jak sprawdzić, że działa
Mieszkańcy wiedzą, gdzie szukać komunikatów, a na drzwiach nie ma kartek.
Kto dba o aktualność
Administrator: wywieszanie; zarząd: przegląd.
Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji
Magnetyczna gablota na ogłoszenia 6xA4
Kod: P402x6Zamykana gablota magnetyczna na 6 kartek A4 do wnętrz, płaska (2,6 cm), więc prawie nie wystaje ze ściany klatki. Kartki mocuje się magnesami bez dziurkowania, a datę zdjęcia dopiszesz markerem suchościeralnym.
449 zł netto · wysyłka do 5 dniTablica informacyjna wąska 9xA4
Kod: P406x9Zamykana gablota SLIM na 9 kartek A4, głęboka tylko 4 cm, do wnętrz i na zewnątrz. Metalowe plecy na magnesy i dopiski markerem. Ten sam model pasuje na klatkę i przy wejściu do budynku.
999 zł netto · wysyłka do 5 dniGablota PREMIUM 9xA4
Kod: P404x9Zamykana gablota do wnętrz na 9 kartek A4: przesuwne drzwiczki ze szkła hartowanego, metalowe plecy na magnesy i dopiski markerem. Przesuwne drzwiczki nie wychodzą w przejście przy wymianie kartek. Ma 6 cm głębokości – na wąskiej klatce sprawdź szerokość przejścia.
899 zł netto · wysyłka do 5 dni
2Tablica przy wejściu do budynku
Jak pokazać informacje na zewnątrz budynku: numery klatek, administrator, komunikaty?
Na zewnątrz zamontuj zamykaną gablotę przeznaczoną do pracy na zewnątrz, z frontem ze szkła. Pokaż w niej stały kontakt do administratora i najważniejsze komunikaty dla całego budynku. Gdy wejście jest wieczorem słabo oświetlone, wybierz gablotę z opcjonalnym podświetleniem (P405x9) albo powieś ją pod lampą. Gdy przy wejściu nie ma ściany, gablotę można postawić na opcjonalnych nogach.
Czego unikać
Gabloty do wnętrz na elewacji — kartki szybko się niszczą.
Na co zwrócić uwagę
- Czy gablota jest do pracy na zewnątrz.
- Czy jest czytelna wieczorem.
- Kto ma klucz.
- Czy komunikaty są aktualne.
Jak to zrobić krok po kroku
- Wybierz miejsce przy wejściu głównym.
- Zamontuj gablotę tak, żeby najważniejsze kartki były mniej więcej 120–160 cm nad chodnikiem.
- Umieść stały kontakt.
- Wywieszaj komunikaty dla całego budynku.
- Sprawdzaj gablotę co tydzień.
Przykład komunikatu
Budynek ul. Przykładowa 5 · klatki A–D · Administrator: tel. 000 000 000 · Awarie: tel. 000 000 000.
Jak sprawdzić, że działa
Mieszkańcy i goście znajdują kontakt bez szukania w internecie.
Kto dba o aktualność
Administrator.
Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji
Tablica ogłoszeniowa LUX 9xA4
Kod: P405x9Zamykana gablota zewnętrzna LUX na 9 kartek A4: szkło hartowane ESG, IP56, metalowe plecy na magnesy. Opcjonalnie z podświetleniem wewnętrznym albo na nogach.
1 299 zł netto · wysyłka do 5 dniZewnętrzna gablota informacyjna 9xA4
Kod: P403x9Zamykana gablota zewnętrzna na 9 kartek A4: front ze szkła hartowanego ESG unoszony na siłownikach, zamek ukryty od spodu ramy, metalowe plecy na magnesy, IP54. Wisi na ścianie albo stoi na opcjonalnych nogach, gdy przy wejściu nie ma ściany.
1 999 zł netto · wysyłka do 7 dni
3Biuro administracji
Jak uporządkować materiały w biurze administracji, żeby mieszkaniec zabrał, czego potrzebuje?
W biurze administracji mieszkańcy biorą druki, regulaminy i informacje o opłatach. Stojak z kilkoma kieszeniami A4 przy wejściu lub przy ladzie porządkuje te materiały. Stojak z plakatem A3 pozwala dodać najważniejszą informację, np. godziny przyjęć.
Czego unikać
Druków na stosie na ladzie i starych regulaminów.
Na co zwrócić uwagę
- Jakie materiały mieszkańcy biorą najczęściej.
- Czy kieszenie są podpisane.
- Czy materiały są aktualne.
- Kto uzupełnia.
Jak to zrobić krok po kroku
- Spisz druki dla mieszkańców.
- Podpisz kieszenie.
- Postaw stojak przy wejściu do biura.
- Dodaj godziny przyjęć.
- Uzupełniaj co tydzień.
Przykład komunikatu
Wniosek o zmianę liczby osób · Zgłoszenie usterki · Regulamin porządku domowego.
Jak sprawdzić, że działa
Mieszkańcy sami biorą druki, a obsługa trwa krócej.
Kto dba o aktualność
Pracownik biura: uzupełnianie.
Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji
Stojak do ulotek A4 x 3
Kod: P99k23Stojak z 3 pojemnymi kieszeniami A4 na druki i regulaminy.
489 zł netto · wysyłka do 2 dniBiały ekspozytor na A4
Kod: P99wA4A3Biały stojak z plakatem A3 (godziny przyjęć) i 3 kieszeniami A4 na druki.
649 zł netto · wysyłka do 14 dniCzarny stojak na ulotki i dokumnety A4
Kod: P99bsCzarny stojak, całość metalowa: 4 stalowe kieszenie A4 (głęb. 4,5 cm) na wnioski, regulaminy i druki dla mieszkańców. Kieszenie są nieprzezroczyste, więc podpisz je.
649 zł netto · wysyłka do 1 dniaBiały stojak na katalogi A4
Kod: P99wEBiały stojak z mlecznymi kieszeniami A4 do jasnego, eleganckiego biura obsługi.
649 zł netto · wysyłka do 2 dni
4Zebrania i ważne ogłoszenia
Jak zapowiedzieć zebranie wspólnoty lub ważną zmianę, żeby dotarła do wszystkich?
Gablota i stojak przypominają o zebraniu. We wspólnocie nie zastępują zawiadomienia: każdego właściciela lokalu zawiadamia się na piśmie co najmniej tydzień przed zebraniem. W spółdzielni o walnym zgromadzeniu zawiadamia się co najmniej 21 dni wcześniej, w sposób opisany w ustawie i statucie. Jako przypomnienie postaw w holu przy wejściu, w dniach przed zebraniem, wolnostojący stojak z plakatem. Dwustronny potykacz jest widoczny z obu stron holu.
Czego unikać
Jednej kartki na drzwiach, którą ktoś zerwie przed zebraniem.
Na co zwrócić uwagę
- Czy plakat zawiera datę, godzinę, miejsce i porządek obrad.
- Czy stoi przy wejściu.
- Czy nie blokuje przejścia.
- Kto go zabiera po zebraniu.
Jak to zrobić krok po kroku
- Przygotuj plakat z datą i porządkiem obrad.
- Postaw stojak tydzień wcześniej.
- Powtórz informację w gablotach.
- Po zebraniu zabierz stojak.
- Wywieś informację o podjętych uchwałach.
Przykład komunikatu
Zebranie wspólnoty · wtorek 18.11, godz. 18:00 · świetlica · porządek obrad w gablocie.
Jak sprawdzić, że działa
Więcej mieszkańców przychodzi na zebranie.
Kto dba o aktualność
Zarząd: treść; administrator: ustawienie.
Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji
Czarny potykacz A1 dwustronny
Kod: P140A1bLCzarny, składany potykacz na dwa plakaty A1. Zapowiedź widoczna z obu stron holu.
299 zł netto · wysyłka do 1 dniaBiały stojak do plakatu A1
Kod: P99wA1Biały stojak na plakat A1 do holu budynku.
649 zł netto · wysyłka do 14 dniCzarny stojak plakat A1 na kółkach
Kod: P99bA1bkCzarny stojak na plakat A1 na kółkach: ogłoszenie o zebraniu ustawisz przy wejściu, a po zebraniu przeniesiesz.
599 zł netto · wysyłka do 3 dni
5Dokumenty i oferty dla najemców
Jak pokazać wiele dokumentów lub ofert (lokale do wynajęcia, regulaminy) w holu obiektu?
Gdy w holu trzeba pokazać wiele kartek naraz (lokale do wynajęcia, harmonogramy, regulaminy), postaw nośnik wolnostojący – nie trzeba wtedy wiercić w ścianach. Dobierz go do liczby kartek A4: do 8 kartek – stojak na oferty (szer. 45 cm), do 15 – stojak z kieszeniami w 5 kolumnach (szer. ok. 1,95 m), do 24 – ściana z 3 segmentów (szer. ok. 2,07 m; segmenty mogą też stać osobno).
Czego unikać
Kartek przyklejonych na całej ścianie holu.
Na co zwrócić uwagę
- Ile kartek chcesz pokazać.
- Czy jest miejsce w holu.
- Czy kartki mają daty.
- Kto je wymienia.
Jak to zrobić krok po kroku
- Zbierz dokumenty i oferty.
- Pogrupuj je.
- Ustaw nośnik w holu, poza drogą przejścia.
- Dopisz daty.
- Wymieniaj pojedyncze kartki.
Przykład komunikatu
Lokale do wynajęcia · harmonogram przeglądów · regulamin obiektu.
Jak sprawdzić, że działa
Najemcy i goście widzą wszystkie informacje w jednym miejscu.
Kto dba o aktualność
Zarządca obiektu.
Produkty, które sprawdzą się w tej sytuacji
Ściana na oferty A4
Kod: P53s3Wolnostojąca ściana z 3 segmentów na 24 kartki A4 w przezroczystych kieszeniach z pleksi (razem ok. 2,07 m szerokości). Segmenty można też ustawić osobno, gdy w holu brakuje miejsca.
2 699 zł netto · wysyłka do 1 dniaStojak na oferty
Kod: P571pWolnostojący stojak na 15 materiałów A4 w 5 kolumnach, w przezroczystych kieszeniach (szer. ok. 1,95 m). Każda kolumna na inny temat: lokale do wynajęcia, regulaminy, harmonogramy.
1 499 zł netto · wysyłka do 3 dniStojak do prezentacji ofert A4
Kod: P555a4Stojak do prezentacji ofert A4: kilka ofert lub dokumentów pokazanych w całości, łatwych do wymiany.
649 zł netto · wysyłka do 3 dni
Najczęstsze błędy
Kartki na drzwiach
Znikają lub są zrywane.
Brak dat
Nie wiadomo, co jest aktualne.
Gablota do wnętrz na zewnątrz
Kartki niszczą się od wilgoci.
Brak kontaktu do administratora
Mieszkańcy nie wiedzą, gdzie zgłosić awarię.
Otwarta tablica
Ogłoszenia zarządu giną pod prywatnymi.
Stare regulaminy
Mieszkańcy biorą nieaktualne dokumenty.
Najczęstsze pytania
Jaka gablota na klatkę schodową?
Zamykana i płaska, żeby nie zwężała przejścia, z miejscem na stały kontakt i ogłoszenia bieżące. Głębokość: magnetyczna P402x6 (6 kartek A4) – 2,6 cm, P406x9 (9 kartek A4) – 4 cm, P404x9 (9 kartek A4) – 6 cm. Na małą klatkę zwykle wystarczy 6 kartek A4. 9 kartek weź, gdy wieszasz też harmonogramy i regulamin.
Jaka gablota przed budynkiem?
Zamykana, przeznaczona do pracy na zewnątrz. Na przykład P405x9 (szkło hartowane, IP56, opcjonalnie podświetlenie lub nogi) albo P403x9 (szkło hartowane, IP54, opcjonalnie nogi). Obie mają metalowe plecy na magnesy. Gdy przy wejściu jest mało miejsca, sprawdź P406x9: do wnętrz i na zewnątrz, głęboka tylko 4 cm.
Jak prowadzić ogłoszenia we wspólnocie?
Jedno stałe miejsce na klatce, daty zdjęcia na każdej kartce, jedna osoba z kluczem.
Jak zapowiedzieć zebranie?
We wspólnocie każdego właściciela lokalu zawiadamia się na piśmie co najmniej tydzień przed zebraniem. W spółdzielni o walnym zgromadzeniu zawiadamia się co najmniej 21 dni wcześniej, w sposób opisany w ustawie i statucie. Gablota i stojak przy wejściu są dodatkowym przypomnieniem – wystaw je co najmniej tydzień przed zebraniem.
Co postawić w biurze administracji?
Stojak z podpisanymi kieszeniami A4 na druki i godziny przyjęć.
Korkowa czy magnetyczna gablota?
Magnetyczna (np. P402x6): kartki trzymają magnesy, bez dziurkowania, a krótką informację dopiszesz markerem suchościeralnym. Korkowa (np. P401x6, do wnętrz): kartki przypina się pinezkami. Obie są zamykane na kluczyk i mają 2,6 cm głębokości. Gabloty zewnętrzne z poradnika (P403x9, P405x9, P406x9) mają metalowe plecy na magnesy.
Czy mogę dodać logo zarządcy?
Tak, na własnych wydrukach w gablotach. Wiele stojaków ma miejsce na grafikę lub tabliczkę na własny wydruk z logo albo nazwą zarządcy. Czy dany model ma takie miejsce, sprawdzisz w karcie produktu albo zapytaj nas.
Jak odróżnić oficjalne ogłoszenia od fałszywych pism?
Ustal jedno oficjalne miejsce: zamykaną gablotę zarządcy, z kontaktem do administracji w stałym polu. Mieszkańcy wiedzą wtedy, że to, co wisi poza nią, nie pochodzi od zarządcy.
Czy kilka gablot na osiedlu może być takich samych?
Tak. Ten sam model gabloty przy każdej klatce ułatwia mieszkańcom orientację, a administracji wymianę ogłoszeń. Napisz do nas, ile klatek wyposażasz. Gabloty możemy wysłać od razu na kilka adresów, po paczce do każdego budynku.
Jak wspólnota lub spółdzielnia może zamówić gabloty?
Zamawiasz na NIP wspólnoty, spółdzielni albo firmy zarządzającej. Napisz, ile gablot potrzebujesz i do jakich miejsc, a przygotujemy ofertę z ceną netto i terminem realizacji. Płatność przelewem na podstawie proformy. Instytucje, np. zakład gospodarki mieszkaniowej, po przesłaniu oficjalnego zamówienia mogą płacić przelewem z terminem 14 dni.
Porządkujesz ogłoszenia w budynkach?
Napisz, ile masz klatek i gdzie chcesz powiesić gabloty. Doradzimy, jakie rozwiązanie sprawdzi się w Twoich budynkach.
Poradnik dotyczy nośników informacji. Nie zastępuje przepisów o zwoływaniu zebrań ani regulaminów wspólnoty. Ceny netto i terminy realizacji według sklepu Promation w dniu aktualizacji.